Critérios de um Repositório Digital Confiável

A base teórica utilizada para analisar as responsabilidades obrigatórias que devem ser seguidas por um repositório digital confiável compreende os seguintes materiais:

1. Sistemas espaciais de dados e informações – Modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informação (ABNT/NBR 15.472, 2007);
2. Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model (ISO 14.721, 2012);
3. Reference Model for an Open Archival Information System (CCSDS, 2012).

Assim, um repositório digital confiável deve atender uma série de requisitos obrigatórios. Segundo a CONARQ (2015), este deve armazenar e gerir documentos, seja nas fases corrente e intermediária como na fase permanente. Como tal deve:

1. Gerir os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas de Arquivologia, especificamente relacionadas à gestão documental, descrição arquivistica multinivel e preservação;
2. Proteger as caracteristicas do doumento arquivistico, em especial a autenticidade e a relação organica entre os documentos.

Para além dos já mencionados, um repositório digital confiável também tem a necessidade de atender uma série de responsabilidades obrigatórias, relacionadas ao conteúdo dos pacotes de informação. Logo, um RDC-Arq em conformidade com o modelo OAIS deverá ser capaz de:

1. Negociar e aceitar as informações de conteúdo adequadas junto ao produtor;
2. Obter o controle das informações de conteúdo fornecidas a fim de possibilitar sua preservação em longo prazo;
3. Participar do processo de definição da comunidade designada e sua respetiva base de conhecimento, de modo que esta seja capaz de compreender as informações de conteúdo fornecidas;
4. Garantir que a comunidade designada seja capaz de compreender as informações de conteúdo preservadas sem a necessidade de recursos especiais ou do auxílio dos produtores;
5. Seguir políticas e procedimentos previamente documentados para assegurar que as informações de conteúdo custodiadas são preservadas de maneira confiável, imunes a questões como, a exclusão de itens, exceto se permitida como parte de uma estratégia previamente aprovada;
6. Tornar as informações de conteúdo preservadas disponíveis à comunidade designada, e permitir disseminá-los como cópia ou rastreáveis (apontando para a informação originalmente submetida junto com os demais componentes digitais que comprovam a sua autenticidade)

Ainda não obstante e de uma forma mais complementar, um repositório digital, para ser mais completo, fidedigno e confiável, deve:

1. Aceitar, em nome dos seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais digitais;
2. Dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;
3. Demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa;
4. Estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de confiabilidade esperadas pela comunidade;
5. observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria dos repositórios: escopo dos materiais depositados, gestão do ciclo de vida e preservação, atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos materiais armazenados e implicações financeiras.

As responsabilidades obrigatórias correspondem aos propósitos do RDC-Arq, ou seja, estão relacionados com a aquisição de documentos arquivísticos digitais (informações de conteúdo), bem como buscam resguardar os direitos para realizar a sua preservação em longo prazo.

Além disso, outras questões podem ser destacadas como a definição de quem será a comunidade designada, e garantir que esta seja capaz de interpretar os documentos preservados sem a necessidade de se recorrer a métodos complexos e específicos.

Em resumo, as responsabilidades irão nortear o que será preservado; definir o direito de preservar; manter procedimentos documentados sobre a preservação; e definir quem irá usufruir desse material. Neste ponto, o modelo OAIS subentende a necessidade de assegurar a posse dos documentos digitais, bem como conhecer previamente, a existência de uma comunidade potencialmente interessada na preservação e na garantia de acesso à informação.

Estes requisitos foram retirados de um documento da autoria de Santos e Flores (2019) designado por “Responsabilidades de um Repositório Arquivístico Digital Confiável na perspetiva do Open Archival Information System” e também de um documento pertencente ao Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – (2014) com o desígnio de “Diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis.

Alguns dos requisitos mencionados nestes documentos já vinham com selo de obrigatórios pelo que se mantiveram assim apenas acrescentando mais uns poucos à lista de obrigatórios. Com a ajuda destes requisitos, encontramos funcionalidades que achamos necessárias para um repositório digital. Na tabela a baixo constam os requisitos obrigatórios e as funcionalidades que encontramos desses requisitos:

Desta forma, achamos essenciais e obrigatórios estas funcionalidades na medida em que a gestão de documentos é sempre necessária para a boa conduta e organização de toda a informação que circular no repositório. No que diz respeito ao log in e aos direitos de acesso a conteúdos, é importante não fornecer toda a informação disponibilizada sem antes haver o consentimento do autor de um determinado conteúdo ou até mesmo do repositório. Não havendo esse consentimento têm de existir acessos restritos. O back up e restauro são fundamentais para a preservação da documentação de modo a que esta não se perca nem se danifique de nenhuma maneira possível, onde também acaba por entrar a necessidade de preservação a longo prazo da informação, não só com back ups e restauros mas também seguindo normas e padrões certificados que suscitam credibilidade ao repositório.

A arquitetura simples e a disponibilização em vários idiomas fazem parte da estrutura do repositório. É bastante importante que o utilizador saiba, minimamente, o que está a fazer sem que se perca na estrutura de modo a facilitar a procura pela informação desejada. É também importante a disponibilidade em vários idiomas pois há pessoas que apenas sabem o seu idioma nativo e este pode não fazer parte do repositório que gostava de observar.

Já foi mencionada a importância em seguir normas e padrões certificados e credíveis, a maior parte dos Repositórios Digitais seguem a Norma OAIS / ISO, que acaba por ser para nós de extrema importância a necessidade de seguir esta norma de modo a criar um repositório que seja, de facto, confiável. Também acaba por ser importante a disseminação da informação de modo a que chega a todas as pessoas de qualquer faixa etária ou género.