A gestão documental faz parte dos que foram considerados por nós os requisitos obrigatórios e é um requisito que está presente nas cinco ferramentas escolhidas o que demonstra importância e necessidade de ter, de facto, esta funcionalidade.
Na mesma situação da gestão documental podemos observar mais cinco funcionalidades. São elas o uso de estratégias para a preservação digital, importante na medida em que deve atuar com práticas e normas de Arquivologia, mais especificamente relacionadas com a gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação; a necessidade de log in que é por si só uma espécie de “entrave” ao acesso aos documentos (e aqui cabe o controlo de acesso); a preservação da informação a longo prazo que é o objetivo principal dos repositórios digitais; a importação e exportação de dados; a interoperabilidade; a estrutura organizacional viável que transmite confiança e, naturalmente, viabilidade; e, por fim, a facilidade de instalação.
Relativamente a outras funcionalidades com mais importância, destacamos o facto de quatros das cinco ferramentas selecionadas se regerem pela norma OAIS / ISO. Apenas o Eprints não se rege por essa norma. Em contrapartida, juntamente com o DSpace, o Eprints tem uma arquitetura simples que facilita o seu uso sem a necessidade de ajuda dos produtores ao contrário das outras três ferramentas que apresentam uma arquitetura mais complexa.
Relativamente aos dados e seu tratamento, já foi falado sobre a importação e exportação que está presente em todas as ferramentas, mas no que mexe com a edição o Eprints e o Lockss não conseguem, ainda, responder ao pedido. Todos conseguem disponibilizar esses dados e informações em vários idiomas exceto o Archivematica que apenas tem o idioma inglês (o que faz com que não seja tão procurado). Ainda dentro deste conteúdo e no que diz respeito aos direitos de acesso a conteúdo, a única ferramenta que falha é o Fedora. É importante haver um controlo através de direitos e regras pré-estabelecidas.
Sabemos a necessidade do utilizador querer pesquisar informação e daí a importância da existência de uma pesquisa eficaz, que não se encontra disponível em todas as ferramentas, o Fedora não possui qualquer tipo de mecanismo de pesquisa eficaz, sendo que o DSpace é quem aparenta ter o melhor e mais completo mecanismo para esse efeito. Assim como a pesquisa eficaz, o backup e restauro. O Fedora não demonstra ter qualquer tipo de resguardo nesta ótica, sendo que a ferramenta com o melhor mecanismo para esta funcionalidade é o Lockss.
Por fim, as últimas duas funcionalidades a falar é a sustentabilidade e as metodologias de avaliação de confiabilidade que apenas o DSpace aparenta ter. É capaz de ser a ferramenta mais completa e mais indicada para a realização de um repositório digital. É também o mais usado a nível mundial pelo que só nisso demonstra um caracter fidedigno, seguro, e profissional.
Repositórios Digitais confiáveis para Preservação de Documentos 